Finanzas
El área de Finanzas gestiona la sostenibilidad económica de la conferencia, equilibrando recursos, ingresos y gastos para asegurar un evento de calidad y financieramente viable. Se encarga de desarrollar estrategias de financiamiento, gestionar relaciones con sponsors, controlar presupuestos y optimizar la rentabilidad, manteniendo siempre la transparencia y la responsabilidad fiscal que caracterizan a la organización.
Estado: 🚧 En desarrollo
Próxima actualización: Agosto 2025
Responsable: Fabián
Estado del presupuesto
Section titled “Estado del presupuesto”📊 El presupuesto detallado de la conferencia está disponible y actualizado.
Puedes revisar el detalle completo en la sección de presupuesto dentro de esta documentación.
El presupuesto incluye:
- Estructura de financiamiento: Financiamiento mixto con aportes institucionales y propios
- Categorías principales: Recursos humanos, producción, marketing, logística y administración
- Control de costos: Seguimiento detallado de gastos por proveedor y área
- Gestión de pagos: Sistema de rendición y documentación completa
- Proyección total: Presupuesto consolidado para el evento completo
Áreas de acción
Section titled “Áreas de acción”- Planificación presupuestaria: Desarrollo y seguimiento del presupuesto general por categorías (RRHH, producción, marketing, logística, administración)
- Gestión de financiamiento: Administración de fondos institucionales y aportes propios, cumplimiento de requisitos de rendición
- Control de proveedores: Gestión de cotizaciones, contratos y pagos a proveedores especializados
- Administración de honorarios: Gestión de pagos a expertos, speakers, equipo de trabajo y servicios profesionales
- Seguimiento de gastos: Control detallado de ejecución presupuestaria con documentación completa
- Gestión administrativa: Garantías, seguros y cumplimiento de obligaciones fiscales
- Reporting financiero: Informes de estado y transparencia para financiadores y stakeholders
Responsabilidades principales
Section titled “Responsabilidades principales”Gestión de financiamiento institucional
Section titled “Gestión de financiamiento institucional”- Administración de fondos y cumplimiento de requisitos
- Rendición detallada con documentación completa
- Seguimiento de cronograma de desembolsos
- Reportes de avance para organismos financiadores
Control presupuestario integral
Section titled “Control presupuestario integral”- Seguimiento de las 6 categorías principales de gasto
- Gestión de cotizaciones y selección de proveedores
- Control de ejecución vs presupuesto aprobado
- Documentación completa de gastos e ingresos
Administración de pagos
Section titled “Administración de pagos”- Gestión de honorarios de equipo y expertos
- Pagos a proveedores con documentación fiscal adecuada
- Control de retenciones e impuestos
- Administración de garantías y seguros
Áreas de trabajo
Section titled “Áreas de trabajo”- Planificación financiera detallada
- Categorías de ingresos y gastos
- Proyecciones y control de costos
Gestión de sponsors
Section titled “Gestión de sponsors”La gestión comercial de sponsors y patrocinios es coordinada por el área de Producto a través de su sistema automatizado de captación en 9punto5.cl/sponsorship. Finanzas se encarga de la administración fiscal y facturación de los auspicios confirmados.
Timeline financiero
Section titled “Timeline financiero”- Presupuesto preliminar
- Lanzamiento de propuesta de auspicios
- Primera ronda de contactos comerciales
Agosto
Section titled “Agosto”- Confirmación de proveedores principales
- Primera ronda de sponsors confirmados
- Refinamiento de presupuesto
Septiembre
Section titled “Septiembre”- Presupuesto consolidado
- Sponsors principales confirmados
- Control de costos actualizado
Octubre
Section titled “Octubre”- Ajustes finales de presupuesto
- Activación de beneficios de sponsors
- Preparación de reportes del evento
Noviembre
Section titled “Noviembre”- Ejecución presupuestaria
- Soporte a sponsors durante evento
- Documentación financiera final
Objetivos financieros
Section titled “Objetivos financieros”Sostenibilidad
Section titled “Sostenibilidad”- Evento financieramente viable
- Balance positivo entre ingresos y gastos
- Base para eventos futuros
Transparencia
Section titled “Transparencia”- Reportes claros y regulares
- Documentación de todos los gastos
- Rendición de cuentas a stakeholders
Eficiencia
Section titled “Eficiencia”- Optimización de recursos
- Negociación efectiva con proveedores
- Maximización del valor por cada peso invertido
Coordinación con otras áreas
Section titled “Coordinación con otras áreas”Producto
Section titled “Producto”- Recepción de sponsors y auspicios confirmados
- Administración fiscal y facturación de patrocinios
- Soporte en contratos y aspectos legales
Marketing y diseño
Section titled “Marketing y diseño”- Estrategia de venta de entradas
- Presupuesto para campañas promocionales
- Activación de sponsors en comunicaciones
Experiencia y producción
Section titled “Experiencia y producción”- Presupuesto para proveedores y servicios
- Control de gastos operativos
- Gestión de contratos
Tecnología
Section titled “Tecnología”- Presupuesto para sistemas y herramientas
- Plataformas de pago y acreditación
Contenidos
Section titled “Contenidos”- Presupuesto para honorarios de speakers y expertos
- Definición de capacidad de inversión en speakers internacionales
- Coordinación de costos con área de contenidos para curaduría
Contactos clave
Section titled “Contactos clave”Responsables
Section titled “Responsables”- Coordinación financiera: Fabián
- Gestión y oportunidades de patrocinio: Felipe y Fabián (pendiente el proceso de formalización)
- Control presupuestario: Fabián
Para consultas
Section titled “Para consultas”- Presupuesto: Fabián
- Contabilidad: Contador 9punto5