Producción

El área de Producción se divide en dos roles complementarios que aseguran el éxito del evento: el Coordinador de Producción se enfoca en tener todo planificado y listo, mientras que los Servicios de Producción se concentran en la ejecución durante el evento.

Responsable: Fabián

Metodología de trabajo

Principio: Autonomía con visibilidad y feedback para ajustar la estrategia y la ejecución

Por qué es necesaria la visibilidad:

Evita que el equipo asuma (bien o mal) sobre el trabajo de otros
Permite dar feedback constructivo basado en información real
Ayuda a defender estrategias y planes con fundamentos
Genera alineamiento sin sacrificar la autonomía
Previene que los planes queden “endebles y reactivos” por falta de documentación

Ejemplo de visibilidad en acción: En lugar de “todo está bajo control”, el coordinador comparte el cronograma de proveedores con semáforos de riesgo, avances de negociación y fechas críticas. Así el equipo puede anticipar problemas y ofrecer apoyo específico.

Ejemplos de artefactos para la visibilidad:

Documentos de planificación operativa
Cronogramas y roadmaps con proveedores
Dashboards de seguimiento presupuestario
Resúmenes ejecutivos de avances
Checklists de preparación pre-evento

El coordinador puede proponer otros artefactos según las necesidades específicas del proyecto.

Coordinador de Producción

Enfoque principal: Planificación estratégica y coordinación pre-evento

Coordinación de servicios externos

Gestión y coordinación con proveedores: productora, catering, audiovisual, streaming, merchandising, venues, transporte
Negociación y seguimiento de contratos de servicios
Es la contraparte principal de los proveedores de producción

Logística de hospedaje y transporte

Gestión de hospedaje y viajes (pasajes)

Planificación operativa

Desarrollo del plan operativo basado en requerimientos del área de Experiencia
Coordinación de tiempos y cronogramas con proveedores
Ejecución del presupuesto
Ver: Requerimientos del área de experiencia

Preparación pre-evento

Coordinación de ensayos y pruebas técnicas
Supervisión del montaje de infraestructura
Validación de espacios y setups según lo planificado

Post-evento inmediato

Coordinación del desarme de infraestructura
Cierre operativo con proveedores

Servicios de Producción

Enfoque principal: Ejecución operativa en tiempo real

Gestión operativa en vivo

Ejecución minuto a minuto de la producción según la agenda del evento
Coordinación en tiempo real entre áreas técnicas
Resolución inmediata de imprevistos

Coordinación de equipos en sitio

Dirección del staff operativo y voluntarios
Coordinación con proveedores durante la ejecución
Supervisión de servicios activos (catering, audiovisual, etc.)

Control técnico

Monitoreo de sistemas audiovisuales y streaming
Gestión de cambios técnicos durante el evento
Coordinación con el equipo técnico

Roadmap tentativo (solo de ejemplo)

Junio

Definir lugar del evento
Convenio con hotel
Potenciales proveedores (catering, audiovisual, montaje, streaming)

Julio

Definición de proveedores (catering, audiovisual, montaje)
Comprar pasajes para speakers
Organización y planificación evento preparación Santiago 1

Agosto

Comprar pasajes (segunda tanda)
Impresos evento
Planificación gráficas espacio

Merchandising

Diseño de kit (merch y credenciales)
Evento preparación Santiago 1
Planificación actividades al aire libre
Armado de programa

Septiembre

Staff y voluntarios (roles, turnos, capacitación)
Impresos evento
Diseño de gráficas espacio

Merchandising

Impresión y distribución (merch y credenciales)

Octubre

Ensayos y pruebas técnicas
Agenda minuto a minuto del evento
Moderadores y maestros de ceremonia
Impresos evento
Impresión y distribución

Noviembre

Pruebas de streaming
Logística Operativa Detallada
Catering: menús específicos, cantidades, horarios de servicio
Transporte: coordinación aeropuerto-hotel-venue
Ensayos y pruebas técnicas finales
Ejecución del evento
Coordinación logística en tiempo real

Fechas del Evento

Paillaco: 5 de noviembre
Conferencia Valdivia: 6, 7 y 8 de noviembre