Requerimientos del Área de Experiencia

Contextod

Este documento establece los requerimientos específicos que el área de experiencia debe entregar al área de producción para permitir una correcta cotización y planificación de espacios, proveedores y logística.

Estado: 🚧 En desarrollo

Estado Actual

✅ Con la información disponible ahora, producción puede:

• Crear un listado completo de todos los espacios posibles
• Tantear fechas y hacer pre-reservas
• Ofrecer características detalladas, fotos y ubicaciones
• Calcular distancias y traslados entre posibles locales
• Realizar mapeo y propuestas de lugares disponibles

Ver: Listado de lugares posibles

🎯 Mientras antes definamos los requerimientos específicos, mejores opciones tendremos disponibles.

Requerimientos de Espacios

Auditorio Principal

Para: Plenarias, charlas magistrales, paneles
Capacidad: 200-250 personas
Características: Espacio formal, audiovisual completo, buena acústica
Necesidad de definir: Horarios específicos de uso (mañana, tarde, día completo), días de uso

Inauguración Green Carpet

Para: Evento de apertura
Capacidad: 150 personas
Características: Espacio elegante, posibilidad de decoración especial, ambiente festivo
Necesidad de definir: Día, horario específico y duración del evento

Espacios Sunset/Cierre

Para: Eventos de cierre
Capacidad: Variable
Características: Ambiente relajado, posibilidad de música en vivo, espacio al aire libre o con vista
Necesidad de definir: Días, horarios y requerimientos técnicos

Salas de Talleres

Para: Talleres, mesas redondas, networking
Capacidad: 12-20 personas por sala
Características: Espacios íntimos, mesas redondas o setup de taller, flexibles
Duración: Sesiones de 90 minutos
Necesidad de definir: Número de salas simultáneas requeridas

Espacios Unconference

Para: Sesiones autogestionadas, conversaciones emergentes
Capacidad: Grupos pequeños (8-15 personas)
Características: Configuración flexible, informal, fácil reconfiguración
Necesidad de definir: Cantidad de espacios y horarios

Experiencias Especiales

Actividades Náuticas

Tipo: Recorridos en embarcación
Duración: 2 horas aproximadamente
Propósito: Networking, experiencia local
Características: Experiencia al aire libre, contacto con naturaleza local, ambiente relajado
Necesidad de definir: Número de participantes, horarios, ruta específica

Actividades al Aire Libre

Tipo: Trekking, caminatas en bosque
Duración: Variable
Características: Conexión con naturaleza, actividad física ligera, experiencia grupal
Necesidad de definir: Ubicación específica, nivel de dificultad, número de participantes

Experiencias Culturales

Ejemplos: Cata de cerveza, música en vivo, encuentros con artistas locales
Características: Inmersión cultural local, experiencias auténticas, interacción social
Necesidad de definir: Tipo específico de experiencias, horarios, requerimientos técnicos

Información Crítica Pendiente

Del Área de Experiencia a Producción

🔴 Urgente - Requerido para cotización:

1. Cronograma preliminar
   • Horarios específicos de uso de cada espacio
   • Distribución de actividades (días y horarios por definir)
   • Superposición de eventos y necesidades simultáneas
2. Especificaciones técnicas
   • Requerimientos audiovisuales por espacio
   • Necesidades de conectividad y energía
   • Mobiliario específico requerido
3. Número de participantes
   • Estimación por tipo de actividad
   • Distribución esperada entre espacios
   • Picos de concentración de personas
4. Definición de formatos
   • Estructura final de talleres vs unconference
   • Modalidades de networking
   • Tipos de experiencias culturales seleccionadas

Impacto en Cotización

Sin esta información, producción no puede:

• Negociar tarifas diferenciadas (medio día vs día completo)
• Evaluar disponibilidad real de espacios
• Dimensionar correctamente la logística
• Obtener cotizaciones precisas de proveedores

Responsabilidades

Área de Experiencia:

• Conceptualización de formatos y experiencias
• Definición de cronograma preliminar
• Especificación de requerimientos técnicos

Área de Producción:

• Búsqueda y evaluación de espacios
• Negociación con proveedores
• Coordinación logística

Coordinación conjunta:

• Validación de viabilidad técnica y presupuestaria
• Ajustes de diseño según disponibilidad
• Plan de contingencia

Notas Importantes

⚠️ Las agendas actuales en la documentación no reflejan la planificación real - fueron autogeneradas y requieren revisión completa del área de experiencia.

⚠️ Flexibilidad vs Precisión - Mantener opciones abiertas para diferentes locaciones mientras se proporcionan especificaciones suficientes para cotizar.

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Última actualización: Junio 2025
Próxima revisión: Julio 2025 (con cronograma preliminar)