Roadmap - Julio
Objetivos del mes
Section titled “Objetivos del mes”Confirmar participaciones clave, lanzar estrategia de marketing, consolidar la base operativa y reforzar intensivamente la venta de auspicios (mes crítico).
Hitos críticos
Section titled “Hitos críticos”- 15 de julio: Comunicación a speakers seleccionados
- 22 de julio: Plazo límite para que speakers confirmen participación
- Fin de mes: Lista definitiva de speakers confirmados
- Todo el mes: 🔥 PERÍODO CRÍTICO DE VENTA DE AUSPICIOS
Contenidos
Section titled “Contenidos”Confirmación de participantes
Section titled “Confirmación de participantes”- Comunicación con speakers seleccionados (15 julio)
- Negociación de términos con speakers internacionales
- Esperar confirmaciones de participación (deadline 22 julio)
- Activar backup plan para speakers que declinen
- Gestión de lista de espera si es necesario
Entregables
Section titled “Entregables”- Lista definitiva de speakers confirmados
- Contratos preliminares firmados
- Plan B activado si es necesario
Marketing y Diseño
Section titled “Marketing y Diseño”Preparación de campaña
Section titled “Preparación de campaña”- Estrategia de comunicación integral definida
- Materiales de marketing diseñados y listos
- Gestión de preventa en curso
- Descuentos de hotel negociados
- Preparación para anuncio público (posterior a confirmaciones)
Entregables
Section titled “Entregables”- Campaña de anuncio ejecutada
- Sistema de preventa funcionando
- Contenido de marketing en múltiples formatos
Producción
Section titled “Producción”Consolidación operativa
Section titled “Consolidación operativa”- Selección final de proveedores principales:
- Catering confirmado
- Audiovisual y streaming contratado
- Montaje y decoración definido
- Gestión de viajes para speakers:
- Cotización y compra de pasajes
- Confirmación de alojamiento
- Coordinación de transporte
Entregables
Section titled “Entregables”- Contratos de proveedores firmados
- Pasajes comprados para speakers prioritarios
- Plan de logística de viajes
Tecnología / UX
Section titled “Tecnología / UX”Sistema de entradas
Section titled “Sistema de entradas”- Refinamiento de requerimientos de acreditación
- Configuración de plataforma de venta de entradas
- Testing inicial de sistemas
- Integración con dashboard de seguimiento
Entregables
Section titled “Entregables”- Sistema de entradas funcionando
- Dashboard de métricas operativo
- Documentación técnica actualizada
Financiero
Section titled “Financiero”Presupuesto detallado
Section titled “Presupuesto detallado”- Presupuesto específico por área y proveedor
- Plan de flujo de caja mensual hasta noviembre
- Análisis de sensibilidad financiera
- Métricas de seguimiento definidas
Entregables
Section titled “Entregables”- Presupuesto detallado aprobado
- Flujo de caja proyectado
- KPIs financieros establecidos
Sponsors
Section titled “Sponsors”🔥 REFUERZO INTENSIVO DE VENTAS - MES CRÍTICO
Section titled “🔥 REFUERZO INTENSIVO DE VENTAS - MES CRÍTICO”- Intensificación de calls comerciales diarias
- Follow-up agresivo de leads de junio
- Propuestas urgentes a empresas en consideración
- Cierre de sponsors principales para asegurar financiamiento
- Escalación comercial a nivel C-suite si es necesario
- Activación de red de contactos del equipo organizador
Entregables críticos
Section titled “Entregables críticos”- Mínimo 3 sponsors principales confirmados
- 50% del objetivo de sponsorship alcanzado
- Pipeline con seguimiento diario
- Reporte semanal de avance al equipo ejecutivo
Enlaces relacionados
Section titled “Enlaces relacionados”- Roadmap General - Vista ejecutiva y coordinación